Cómo optimizar tu agenda de viaje de trabajo | Blog Ayenda Hoteles
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Cómo optimizar tu agenda de viaje de trabajo

Viajar por negocio o trabajo puede ser agotador. Desde la planificación previa hasta el momento de tu estancia, pasando por el traslado y las posibles horas de espera, cada minuto resulta vital para aprovechar el tiempo y que todo salga perfecto. Aunque los viajes laborales se están restableciendo por la pandemia, los protocolos de salud y prevención están modificando la manera en que acostumbrabamos viajar y, al tratarse de algo comercial, tus tiempos podrían verse afectados. Pero no te preocupes, el único secreto para aprovechar todo tu viaje se encuentra en optimizar tu agenda. 

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Ayenda Hoteles cuenta con mucha experiencia de viajeros de negocios e, interesados siempre en el beneficio y la completa satisfacción de nuestros clientes, integramos los mejores consejos para que puedas planear tu agenda optimizando cada momento y aquí te las mostramos:grey and black pen on calendar book

 

  • Prioriza tu agenda 

 Para optimizar tu tiempo al máximo, lo primero que debes hacer es trazar tus objetivos, es decir, qué quieres lograr. Una vez identificado esto, tienes que priorizar tus actividades por su grado de importancia, comenzando con las necesarias o aquellas que no es posible aplazar como reuniones estratégicas o fechas de pago. Luego, considerando el tiempo de las actividades necesarias y uno que otro contratiempo, revisa tu agenda y analiza cuál ocupación es posible ajustar ese día.  Por último, ten en cuenta tus actividades rutinarias, desde un café al despertar, hacer ejercicio o la higiene personal, para que no te sorprendan en tiempo y tengas que omitir alguna de ellas. 

Una recomendación extra es que lleves organizados todos tus papeles, así como preparados tus presentaciones o discursos, para que no se pierda ni un segundo de tiempo.

  • Viaja ligero

Si bien debes empacar la ropa adecuada para el clima y las situaciones planeadas, viajar con el menor equipaje posible siempre será una ventaja. Si se trata de un par de días, incluso puedes llevar una maleta que puedas incluso subir al avión. De no ser así, procura llevar un equipaje con ruedas y empaca sólo lo necesario. Por eso planeaste una agenda, para que no te sorprendan los imprevistos; de igual forma investiga el clima previamente y trata de vestir siempre formal, por cualquier oportunidad que se presente. 

Un tip extra es que lleves tejidos de ropa que no se plieguen o arruguen con facilidad, para que se mantengan impecables sin importar el traslado y no debas ocupar tiempo mientras buscas una plancha.

  • Busca un hotel cerca de tus principales destinos

El hospedaje es vital en un viaje de negocios. No sólo por nuestro descanso y tranquilidad, sino porque se convierte en nuestro centro de operaciones. Por eso resulta vital encontrar un hotel que se ubique cerca de donde tendremos nuestras reuniones o actividades necesarias, para evitar largos traslados y, por ende, contratiempos para llegar puntuales. Los hoteles de Ayenda son justo lo que necesitas en calidad, ubicación y precio si piensas viajar a Colombia o Lima.

  • Termina siempre cada tarea

Una gran recomendación es que evites las multitareas y te enfoques en terminar bien cada actividad. Si llevas ya priorizadas tus actividades y les dedicaste el tiempo suficiente en la planeación, procura ir tarea por tarea. Muchas veces en la intención de concluir más rápido una jornada, comenzamos a realizar todo apresuradamente y eso puede llevar a descuidos graves. Es preferible que una actividad te tome más tiempo del pensado a que la concluyas de mala forma; para eso tienes las tareas menos importantes, las cuales puedes pasar para otro día.

  • Sé flexible

Llevar una agenda optimizada es siempre una gran ventaja, pero de igual forma debemos aprender que en la realidad las cosas no siempre pasan como uno desea o planea, por lo que los imprevistos o cambios pueden suceder. Si en algún momento te cambian de hora una cita o, por razones ajenas a ti, no te da el tiempo para cumplir con la agenda, no debes desanimarte. Si te es posible ajusta los cambios con tus actividades menos importantes o incluso trata de volver a pactar una cita o cambiar de horario.

  • Aprovecha el tiempo al máximo

Mucha gente suele decir que se pierde tiempo al trasladarse. Es cierto que uno espera lapsos considerables antes de abordar un tren, un autobús o un avión. No obstante, este periodo puede aprovecharse demasiado. La mayoría de las salas de espera cuentan con internet y corrientes de luz para que puedas avanzar o revisar tus presentaciones, enviar correos electrónicos pendientes, repasar tu itinerario de forma digital y hasta para buscar sitios de interés para comer o visitar en tiempos libres. 

Además, muchas terminales aéreas o terrestres cuentan con salas de espera especializadas para trabajar. Algunas necesitan membresía, la cual se obtiene al ser un viajero frecuente o por alianza con la compañía para la que trabajas; sin embargo, también es posible acceder a ellas con pases especiales o con tiempo determinado, por lo que estas esperas pueden resultar los lapsos que necesitas para perfeccionar cada detalle de tu viaje.

  • No dependas de la Internet

Aunque existen muchos lugares que cuentan con Wifi, de igual forma debes considerar la opción de que no haya servicio o que éste sea inestable. Si esto sucediera no debería ser un impedimento para que realices tu trabajo. Aprovecha para escribir borradores de correos electrónicos o revisar documentos y archivos necesarios que hayas guardado previamente en tu computadora. Hay quienes afirman que estas situaciones resultan las más favorables, debido a que sin red o señal de internet podemos concentrarnos sólo en una tarea, sin distractores de redes sociales, mensajes o cualquier otro. De igual forma, estos momentos pueden ser los necesarios para distraerse con una buena lectura o descansando un poco la mente.

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  • Obstaculiza o prevé las posibles interrupciones

Desde un pasajero deseoso de contarte su vida, un bebé en llanto o algún otro ruido molesto, o incluso el hambre o cualquier circunstancia que pueda distraernos, las interrupciones son inevitables durante algún viaje. Por esta razón, minimizar estos distractores resulta una necesidad: carga tapones para los oídos, auriculares, un termo con agua y algo ligero de comer para evitar cualquier molestia durante tu traslado. De igual forma, está comprobado que mucha gente llega sólo a concentrarse durante un viaje si va escuchando música, por lo que hacer una playlist adecuada y con anticipación puede ser una gran aliada hacia tu destino.

  • Aprovecha el tiempo libre

Aunque vayas de viaje de negocios, no todo se trata de trabajar. Organiza tu agenda para que puedas conocer lugares de interés o turísticos y también gastronómicos que no entorpezcan tus objetivos. No puedes viajar a Bogotá y no conocer la Plaza Bolívar o visitar la obra de Botero; ni debes quedarte en Lima sin ir a la Plaza de Armas o a Huaca Pucllana; premiarte con un tiempo libre de esparcimiento es también parte de la optimización de tu agenda. Recuerda que el estrés no es un buen amigo de los negocios, por lo que darte un momento de tranquilidad y diversión es más que necesario.

Otros consejos es que consultes en internet y con anticipación los principales servicios cercanos a tu hotel, así como que investigues parte de la jerga lingüística y, en caso de ser necesario, lleves los adaptadores de corriente para los enchufes y cargas eléctricas del país y no pierdas tiempo buscándolos.

De esta forma Ayenda, la cadena de hoteles low cost con mayor crecimiento en Colombia y Lima, te aconseja optimizar tu agenda al máximo para que tu tiempo de trabajo, así como tus momentos de relajación o recreación se conviertan en una experiencia maravillosa y llena de provecho y futuro para tu negocio.

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